MakeLeapsデータ連携プラグインヘルプ

MakeLeapsデータ連携プラグイン

MakeLeapsデータ連携プラグインを使うと、kintone上の案件や見積などのアプリからMakeLeapsにデータを連携し、MakeLeapsで各種の書類を作成したうえで、郵送代行やセキュア送信機能を使用して取引先へ送付することができるようになります。

システム管理にプラグインを追加する

ファイルからプラグインを読み込みます。
すでにプラグインを導入済みで新しいバージョンにアップデートする際も同様の処理をおこないます。

  1. 画面右上の設定メニュー 歯車アイコンをクリック、「kintoneシステム管理」を選択し、システム管理画面を開きます。
  2. 「その他」セクションにある「プラグイン」をクリックします。
  3. 画面左上の「読み込む」をクリックし、「参照」から読み込むプラグインのファイルを選択、「読み込む」をクリックします。

「読み込んだプラグイン」としてプラグイン名が表示されていれば、プラグインの追加は完了です。

アプリにプラグインを追加する

各アプリでプラグインを利用するため、アプリ管理者がアプリにプラグインを追加します。

  1. プラグインを追加するアプリを開き、右上にある歯車アイコンをクリックしてアプリの設定画面を表示します。
    ※アプリの管理者以外には、歯車アイコンは表示されません。この操作は管理者がおこなってください。
  2. 「設定」タブにある「プラグイン」をクリックします。
  3. 画面左上の「プラグインの追加」をクリックします。
  4. システム管理に追加した「MakeLeapsデータ連携プラグイン」を選択、「追加」をクリックします。

選択したプラグイン名が表示されていれば、アプリへのプラグインの追加は完了です。

MakeLeapsデータ連携プラグインを設定する

MakeLeapsデータ連携プラグインの設定をおこないます。

  1. プラグイン一覧画面で、歯車アイコンをクリックしてプラグインの設定画面を表示します。
  2. kintoneアプリの項目をMakeLeapsの書類にある情報にマッピングをおこないます。
    これにより、kintoneの情報をMakeLeapsの書類として連携できるようになります。 下表を参考に、必要項目を登録します。
    No MLフィールド 必須 内容説明
    全般設定
    1 レコード単位の書類タイプ設定 レコード単位で書類タイプを設定する機能を利用するかしないかを選択
    ※利用するとき、発行履歴の書類タイプ選択が必須となり、ここにレコード単位で指定した書類タイプを表示します
    利用しないとき、アプリ単位で1つの書類タイプとなります
    2 書類タイプ レコード単位の書類タイプ設定を利用しないとき、ここでMakeLeapsで作成する書類を選択
    3 書類テンプレート MakeLeapsの書類で使用するテンプレートを選択
    4 再発行方法 書類を再発行する際のMakeLeapsの動作として新規作成/更新のいずれかを選択
    5 定型パターンの利用 MakeLeapsの定型パターンにおいて設定した備考・但し書き・振込先を、作成する書類の備考・但し書き・振込先に設定するか選択
    ※MakeLeapsの取引先に定型パターンを設定しているときはそのパターン、していないときはデフォルトの定型パターンを使用します
    ※定型パターンを利用するとき、備考・但し書き・振込先は非活性化し設定できなくなります
    6 書類番号のプレフィックス 書類番号のプレフィックスを設定すると、書類番号の前に指定された文字列を付与してMakeLeapsへ登録
    7 書類番号 各書類の書類番号
    ※MakeLeapsで一意となるよう採番されている必要があります
    ※アプリに書類番号に値するものがないときは、レコード番号をご使用ください
    8 有効期限(請求書の場合は支払期限) 書類タイプが発注書(取引先宛)もしくは見積書の際は有効期限、請求書の際はお支払期限
    9 納品日 書類タイプが納品書の際の納品日
    10 案件名 書類の案件名
    11 備考 書類の備考
    ※定型パターンを利用する際、設定できません
    12 但し書き 書類タイプが領収書の際の領収書
    ※定型パターンを利用する際、設定できません
    13 振込先 書類タイプが請求書の際の振込先
    ※定型パターンを利用する際、設定できません
    14 取引先担当者肩書 取引先担当者の肩書
    15 取引先担当者氏名 取引先担当者の氏名
    16 自社担当者肩書 自社担当者の肩書
    17 自社担当者氏名 自社担当者の連絡先名
    18 タグ MakeLeapsのタグ
    ※フィールドに複数の値が設定されているとき、すべての値をそれぞれのタグとして連携します
    19 メモ MakeLeapsのメモ
    ※備考と違い、書類に表示される項目ではありません
    20 顧客外部ID 顧客情報アプリと紐付けるためのキー (得意先コードなど)
    21 MakeLeaps上の書類ID MakeLeapsの書類のキー
    ※アプリにフィールド追加が必要になります
    22 発行履歴のテーブル名 MakeLeapsで発行した履歴を管理するテーブルと表示列
    ※アプリにフィールド追加が必要になります
    発行履歴のテーブル内の各項目には、「文字列(1行)」のフィールドのみ選択可能です
    レコード単位の書類タイプ設定を利用するときに、発行履歴の書類タイプは必須項目となります
    23 発行履歴の書類タイプ
    24 発行履歴の書類番号
    25 発行履歴の発行日時
    26 発行履歴のリンク
    27 発行履歴の送付日 MakeLeapsの書類のステータスを確認したいときに設定し、それぞれの処理日を表示
    ※アプリにフィールド追加が必要になります
    発行履歴のテーブル内の各項目には、「文字列(1行)」のフィールドのみ選択可能です
    ステータス確認手段については、MakeLeapsの書類ステータスを確認するを参照ください
    28 発行履歴の発注日
    29 発行履歴の検収日
    30 発行履歴の入金日
    31 一括連携 一覧画面からまとめて連携する機能を利用するかしないかを選択
    ※一括連携時、再発行方法が「更新」のとき、過去に一度でも連携したレコードにおいて、選択した書類タイプと自社住所は使用せず、元の書類の値をそのまま設定します
    過去に一度も連携していないレコードや、過去に連携したことがあっても再発行方法が「新規作成」のときは、選択した値を設定します
    32 連携対象一覧 一括連携をおこなう際、「MakeLeapsへ連携」ボタンを表示させる一覧を選択
    ※最初はすべての一覧にチェックが付いているため、不要な一覧のチェックを外してください
    33 書類連携結果 一括連携を利用する際、結果欄を表示する欄
    ※アプリにフィールド追加が必要になります
    連携結果確認については、こちらを参照ください
    顧客情報
    1 レコード単位の顧客タイプ設定 レコード単位でMakeLeapsの顧客タイプを設定する機能を利用するかしないかを選択
    ※利用するとき、レコード単位の顧客タイプ選択が必須となります
    利用しないとき、アプリ単位で1つの顧客タイプとなります
    2 顧客タイプ MakeLeapsで作成する顧客タイプを選択
    ※「法人」を選択するとMakeLeapsでは組織連絡先の、「個人」を選択すると個人連絡先の各取引先が作成されます
    レコード単位の顧客タイプ設定を利用しないときに必須項目となります
    3 顧客情報の取得先 kintone上の他のアプリで顧客情報を管理しているかこのアプリ上で管理しているかを選択
    ※他のアプリから取得する際は選択したアプリ上のフィールド、このアプリから取得する際はこのアプリ上のフィールドが選択項目に表示されます
    4 顧客情報アプリ名 kintoneで顧客情報を管理しているアプリをアプリ一覧から選択
    ※顧客情報の取得先が他のアプリのときに必須項目となります
    5 レコード単位の顧客タイプ 顧客タイプ
    ※レコード単位の顧客タイプ設定を利用するときに必須項目となります
    6 顧客名 顧客の名称
    7 部門 顧客の所属部門
    8 電話番号 顧客の電話番号
    9 FAX番号 顧客のFAX番号
    10 郵便番号 住所フィールドが1つの場合は住所1のみ設定、住所フィールドが複数ある場合はフィールド数に応じて住所2、住所3を使用
    都道府県名は必須
    11 住所1
    12 住所2
    13 住所3
    14 メールアドレス 顧客のEメールアドレス
    15 顧客情報アプリ上の外部ID 顧客情報を特定するキー (得意先コードなど)
    ※顧客情報の取得先が他のアプリのときに必須項目となります
    商品明細
    1 明細のスキップ設定 空の明細をスキップする際にチェック
    ※チェックを付けることにより、商品コード・商品名・単価・金額がすべて空の明細において読み飛ばされ、書類の商品明細に表示されなくなります
    以下、商品明細は左下にある+ボタンで20まで増やすことができます
    商品明細1~20で選択した順にMakeLeapsの商品明細に表示されます
    テーブルから取得する際は、そのテーブルにあるすべての明細が表示されます
    2 商品明細の選択方法 アプリ上で商品の定義方法がテーブルから取得かフィールドから取得かを選択
    3 商品明細のサブテーブル アプリで管理している商品明細テーブルを選択
    ※商品明細の選択方法に「テーブルから取得」を選択した際のみ有効になります
    4 商品コード 商品のコード
    ※設定すると、商品名の前にコードを付けてMakeLeapsに設定します
    5 商品名 商品の名称
    6 単価 単価
    ※単価または金額のいずれかの設定が必須となります
    7 数量 数量 (アプリで金額しか管理していないときは設定不要)
    8 単位 単位 (時間、kg、など)
    9 金額 金額
    ※単価または金額のいずれかの設定が必須となります
    10 税区分 税区分
    ※商品ごとに異なることがない場合は指定する必要はありません
    11 税率 税率
    ※商品ごとに異なることがない場合は指定する必要はありません
    デフォルト設定
    1 税区分 ※商品ごとに税区分・税率を指定しない場合に設定するデフォルト値を定義します
    2 税率
    3 書類作成・更新時の設定 MakeLeapsの書類作成をおこなう際の各種設定
    ※社印表示、消費税に関する項目など、MakeLeapsで設定できる書類上の各種設定を設定することができます
    詳細はMakeLeapsのマニュアルをご覧ください
    4 書類作成・更新時の詳細設定

    ※書類タイプによって、保持している項目が相違します。下記を参照ください。
     (下記画像をクリックすると、別画面で大きな画像を照会できます)
  3. 「保存」をクリックし、設定内容を確定します。
  4. 「設定」タブに戻るので、右上にある「アプリを更新」をクリックしてプラグインの設定内容を反映します。
    これにより、アプリのレコード画面の上部に「MakeLeapsへ連携」ボタンが追加されます。

MakeLeapsで書類を作成する

kintoneの情報をMakeLeapsに連携し、書類を作成します。

  1. プラグインを追加したアプリの中でMakeLeapsで書類を作成したいレコードを開き、「MakeLeapsへ連携」ボタンをクリックします。
    また、アプリの一覧画面から一括で書類を作成することもできます。その際、フィルタ機能を使い、連携対象データを絞り込むこともできます。
    一覧画面の「MakeLeapsへ連携」ボタンは、プラグインの「一括連携」を「利用する」と設定することで表示されるようになります。
  2. 以下の認証画面が表示された場合、認証ボタンをクリックします。
    ※前回の認証から一定期間が経過した場合のみ、本画面が表示されます。 ※ブラウザのポップアップブロックが設定されていると認証ページが開けません。解除してから再度実施してください。
    誤った会社を選択して認証してしまった際、「MakeLeapsへ連携」ボタン右にあるVマークをクリックし「連携解除」をしてから正しい会社に対して再度認証し直してください。
  3. 認証されると連携を開始する確認ダイアログが表示されるので、「OK」をクリックすると処理が開始されます。
    このとき、MakeLeapsの自社連絡先に登録してある住所を選択することができます。各住所に紐付く電話番号とメールアドレスも表示されますので、これらを参考に設定してください。 また、レコード単位の書類タイプ設定を利用すると、書類タイプをここで選択することができるようになります。
    ※再発行方法が「更新」のとき、過去に一度でも連携したレコードにおいて、選択した書類タイプと住所は使用せず、元の書類の値をそのまま設定します。
    過去に一度も連携していないレコードや、過去に連携したことがあっても再発行方法が「新規作成」のときは、選択した値を設定します。 処理が成功すると「登録しました!」というメッセージが表示され、書類の登録が完了します。
  4. 「登録された書類はこちら」リンクをクリックすると、MakeLeapsの書類画面を表示することができます。
    「OK」をクリックして結果メッセージを閉じた後は、「発行履歴」テーブルの「リンク」欄から表示させることができます。
  5. エラーが発生するとエラーメッセージが表示されるので、その内容に従って対処してください。
    エラーの原因が不明の場合は、「error log」リンクをクリックしてログをダウンロードし、それを添えてサポート窓口までご連絡ください。
  6. 一覧画面から一括で書類を作成した際は、アプリに連携結果フィールドを作成し、プラグインの「一括連携の利用」セクションの「書類連携結果」に連携結果フィールドを指定することで、そのフィールドに結果が表示されるようになります。

MakeLeapsの書類ステータスを確認する

MakeLeapsの書類ステータスをkintoneアプリ上で確認することができます。

  1. アプリの発行履歴テーブル上に、送付日、発注日、検収日、入金日のうち、ステータスを確認したい日付を追加します。
    ※発注日は見積書と発注書(自社宛)、検収日は検収書、入金日は発注書(自社宛)と請求書のみに保持している項目なので、本設定をおこなってもそれ以外の書類では無視されます。
  2. アプリに設定した日付に応じて、プラグイン設定の「発行履歴の送付日」、「発行履歴の発注日」、「発行履歴の検収日」、「発行履歴の入金日」をマッピングします。
  3. プラグインにマッピングをおこなうと、レコード画面上部に「ステータス更新」ボタンが追加されます。
  4. 「ステータス更新」ボタンをクリックすると、MakeLeapsの各日付を取得し、発行履歴テーブルの各日付に表示されます。
  5. 一覧画面からもステータス更新をおこなうことができますが、一覧画面のすべてのレコードに対して更新をかけるため(1ページに見えているレコードだけでなく、ページをまたがったすべてのレコード)、ステータスが完了になっていないものや日にちなど、更新が必要なレコードをフィルタしたあと実施してください。
    一覧画面からMakeLeapsへ連携する際と同様、フィルタされた結果のみに対してステータス更新をおこないます。
    ※全レコードに対してステータス更新をおこなうと、時間がかかるだけでなく、1アプリにつき1日に実行できるAPIリクエスト数が10,000件と決まっているため、これを超過するとその日は他の処理がおこなえなくなる可能性があります。

変更履歴

更新日 プラグインバージョン 更新内容
2022-01-21 1.2.4 ・商品明細のスキップ設定について記述を追加
・一覧画面からのステータス更新機能の記述を追加
・メモ設定の記述を追加
2021-12-21 1.2.3 ・定型パターンを利用するとき、備考・但し書き・振込先は非活性化することについて記述を追加
・MakeLeapsの取引先に定型パターンを設定している場合、していない場合の記述を追加
・連携時に自社住所を選ぶ際、電話番号とメールアドレスも確認できる記述を追加し、画像を差し替え
2021-11-02 1.2.2 ・レコード単位の顧客タイプ設定の記述を追加
・タグ設定の記述を追加
・再発行方法が更新の際の一括連携における再連携レコードについての注意文を追記
・定型パターン設定の記述を追加
・書類テンプレート選択の記述を追加
2021-10-05 1.2.1 ・発行履歴の検収日の記述を追加
・金額欄の記述を追加
・特定の一覧のみへのボタン表示の記述を追加
2021-08-02 1.2.0 ・レコード単位の書類タイプ設定の記述を追加
・見積書・請求書に限っていた書類タイプ選択記述を変更し、書類タイプごとの項目対応表追加
・顧客情報の取得先記述を追加
・商品明細の記述全般を変更
2021-06-03 1.1.0
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